Dienstleistungen im Facility Management und im Technischen Gebäudemanagement, egal ob im Unternehmen angesiedelt oder extern vergeben, sind zeit- und kostenintensiv. Es muss repariert, gereinigt, gewartet, aufgezeichnet, ausgelesen und permanent Austausch mit den Bewohnern/Mietern gehalten werden.

Nach unseren Erfahrungen aus zahlreichen persönlichen Gesprächen haben große Wohnungsunternehmen dazu im Laufe der zurückliegenden Jahrzehnte viel Zeit und Kosten in die Organisation von Planungs- und Bewirtschaftungsvorgängen gesteckt. Unzählige Prozesse und abteilungsübergreifende Themen konnten somit verknüpft und effizienter gestaltet werden. Wird allerdings ein ernsthafter Blick in die internen Strukturen gewagt, fallen oftmals ungenutzte Potenziale und Ressourcen auf.

Zufriedene Mieter

Grundsätzlich stehen sowohl große als auch mittlere und kleine Wohnungsunternehmen vor denselben Herausforderungen. Neben einer permanenten Mietererreichbarkeit stehen die zeitnahe Bearbeitung von Reparaturmeldungen bei gleichzeitig planbaren Bewirtschaftungskosten im Fokus.

Die wenigsten Unternehmen leisten sich noch eigene Regiebetriebe, um Reparaturen am und im Gebäude durchzuführen. Vielmehr werden Partnerschaften mit Betrieben verschiedener Gewerke eingegangen, um Kapazitäten fest an sich zu binden. Aufwendige EP Kataloge werden erstellt und in unregelmäßigen Abständen aktualisiert. Kurzum, von Flexibilität kann keine Rede sein.

Wesentlich attraktiver erscheint da die Möglichkeit, über eine digitale Plattform und einen virtuellen Marktplatz Immobilien und alle anfallenden Reparaturaufträge übersichtlich und stets verfügbar zu managen. Zu jedem Auftrag erhalten Kunden binnen kürzester Zeit mindestens drei Angebote durch Handwerksunternehmen aus der Region, aus denen sie das für sich beste Angebot auswählen und stets einen Überblick zum Auftragsstatus haben.

Selbst die Rechnungslegung und die sofortige Bezahlung der Handwerker wird in einer einzigen Oberfläche gesteuert.

Warum entscheiden sich Kunden für Plentific

Ein Mieter aus dem Berliner Umland schilderte folgenden (extremen) Fall aus seiner Vergangenheit:

Er meldete sich telefonisch bei seinem Vermieter um mitzuteilen, dass der Thermostatkopf an der Heizung in der Küche abgebrochen sei, die Heizung nun ununterbrochen läuft und eine zügige Reparatur nötig sei. Die Verwalterin gab die Schadensmeldung an einen ihr bekannten ortsansässigen Handwerker weiter. Drei Tage später meldet sich der Mieter per E-Mail mit der Beschwerde, dass ihn niemand kontaktiert habe. Die Verwalterin verwies auf das Handwerksunternehmen und bat darum, dass sich der Mieter mit diesem in Verbindung setzen möge. Der Handwerker entschuldigte sich mit dem Hinweis, dass er keine Monteure frei habe und ein Termin erst in etlichen Tagen vereinbart werden könne. Allerdings schlug er vor, dass sich der Mieter doch den Thermostatkopf bei ihm abholen könnte und selbst einbaut. Er würde dann direkt mit dem Vermieter abrechnen. Dem Mieter blieb in dieser Situation nichts anderes übrig, als diesem Vorschlag zu folgen.

Im Ergebnis bleibt ein unzufriedener Mieter zurück, der sich einen anderen Service gewünscht hätte und ein Handwerker, der eine Rechnung stellt, zu der es kein vorheriges Angebot gab.

Mit Plentific hätte die Verwalterin alle in der Region aktiven Handwerksunternehmen automatisch und per Knopfdruck angeschrieben, mehrere Angebote in kürzester Zeit erhalten und der Mieter einen früheren Termin mit dem zuvor ausgewählten verfügbaren Handwerksunternehmen vereinbart.

Besonderen Wert legt Plentific dabei selbstverständlich auf den Datenschutz und die Datensicherheit der anvertrauten Informationen. Hierzu lässt sich Plentific aktuell nach ISO 27001 akkreditieren und verfolgt strikt das „Need-to-know” Prinzip, gemäß dem sensible Daten nur an zuvor genehmigte Mitarbeiter freigegeben werden.

Vielfach scheuen sich Führungskräfte auch aus einer vermeintlichen Verantwortung ihrer Angestellten gegenüber vor der Einführung eines neuen Produktes. Dabei sollen die Angestellten nicht ersetzt werden, sondern nur neue Prozesse erlernen.
Nicht das Lernen neuer digitaler Lösungen ist die Herausforderung, sondern das „Entlernen“ bestehender Prozesse.

Aufmerksam wurde der VdW südwest auf die Lösung zur digitalen Verwaltung von Immobilien und Reparaturaufträgen von Plentific beim hubitation Contest der Unternehmensgruppe Nassauische Heimstätte | Wohnstadt, bei dem Plentific sich beworben hatte. Die Digitalisierung der Wohnungswirtschaft ist für die Mitglieder des VdW südwest ein großes Thema in den nächsten Jahren. Seit September ist Plentific Fördermitglied des VdW südwest.

Plentific GmbH