Datensicherung
Verfahren – Medien – Strategien

Um die Ordnungsmäßigkeit der eingesetzten IT-Systeme dauerhaft zu gewährleisten, müssen Wohnungs- und Immobilienunternehmen verschiedene Grundelemente der Datensicherheit einrichten. Eines der wichtigsten Grundelemente ist die Datensicherung. Durch sie wird gewährleistet, dass in einem Schadenfall (Datenverlust durch Viren oder Systemausfälle) die Auswirkungen gering bleiben.
Für die Durchführung einer Datensicherung gibt es eine Vielzahl von Gründen. Der Hauptgrund ist sicherlich die Gewährleistung der Verfügbarkeit, die vom Gesetzgeber im Rahmen der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung (GoB) in den „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) gefordert wird. Auch in der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wird in den technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) die Verfügbarkeit der Daten gefordert. Die Verfügbarkeit der Daten kann nur mit Hilfe einer regelmäßigen ordnungsgemäßen Datensicherung sichergestellt werden. Bei einem Verlust der Daten kann dem betroffenen Unternehmen ein großer Vermögensschaden oder auch ein Imageschaden entstehen. Ebenso kann auch die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung bei fehlender Datensicherung gefährdet sein.
Bei der Vollsicherung werden alle Dateien eines Systems auf das Datensicherungsmedium gespeichert. Dies ist die einfachste Methode der Sicherung, für die auch keine speziellen Programme notwendig sind. In jedem Betriebssystem ist dieses Datensicherungsverfahren integriert, zum Beispiel durch einfaches Kopieren der Dateien (siehe Abbildung 1).
Spezielle Backup-Software erhöht aber die Sicherheit, da hier zum Beispiel die Konsistenz der gesicherten Daten nach dem Backup überprüft wird. Nur somit kann sichergestellt werden, dass ein Backup auch fehlerfrei durchgeführt wurde. Weiterhin sind Backup-Programme auch in der Lage, das gesamte Betriebssystem einschließlich installierter Software im Notfall wiederherzustellen, was den Zeitaufwand einer Wiederherstellung (Recovery) und somit die volle Verfügbarkeit des Systems erheblich verkürzt.

Bei der differentiellen Sicherung wird als Basis die letzte Vollsicherung herangezogen. Es wird geprüft, welche Daten sich seit der letzten Vollsicherung geändert haben oder neu hinzugekommen sind. Diese Daten werden dann in die Sicherung einbezogen. Dies führt dazu, dass Daten redundant gespeichert werden. In unserem vereinfachten Beispiel sind dies die Datei B und D. Je länger die Vollsicherung zurückliegt, umso größer wird die Anzahl der zu sichernden Daten, das Datenvolumen steigt mit jeder differentiellen Sicherung an (siehe Abbildung 2).

Sollen bei einer Rücksicherung alle Daten wiederhergestellt werden, so muss aus der zweiten inkrementellen Sicherung die geänderte Datei C und die neue Datei D, aus der ersten inkrementellen Sicherung die geänderte Dateien B und aus der Vollsicherung die unveränderte Datei A zurückgespeichert werden. Bei einer inkrementellen Sicherung sind deshalb zur vollständigen Wiederherstellung alle Sicherungen bis hin zur letzten Vollsicherungen notwendig, also die Vollsicherung, erste inkrementelle Sicherung und zweite inkrementelle Sicherung (siehe Abbildung 3).

Mit der umgekehrt inkrementellen Sicherung ist eine ständige (forever) inkrementelle Sicherung möglich. Einmal wird eine Vollsicherung durchgeführt, danach werden für immer nur noch umgekehrt inkrementelle Sicherungen durchgeführt. Bei Platzmangel können dann die ältesten Sicherungen gelöscht werden. Zur Sicherheit sollte aber auch ab und zu eine Vollsicherung durchgeführt werden (siehe Abbildung 4). Bei einer Speicherabbildsicherung wird der komplette Datenträger durch ein Eins-zu-eins-Abbild gesichert (Image Backup). Der Vorteil ist, dass bei einem Totalausfall des Systems die Daten (Nutzdaten, Betriebssystem und Benutzereinstellungen) vollständig auf einem neuen System wiederhergestellt werden können. Somit kann die Originalstruktur wiederhergestellt werden (siehe Abbildung 5).

Zur Datensicherung haben sich eine Vielzahl von unterschiedlichen Medien etabliert. In der Vergangenheit wurden magnetische Wechselmedien, wie Disketten oder Magnetbänder verwendet. Die Diskette hat aber ihre Bedeutung vollständig verloren, dagegen sind Magnetbänder jedoch nach wie vor im Einsatz. Als optische Medien kommen CDs, DVDs und Blu-ray Disks zum Einsatz. Eine Sonderform stellt die Magneto Optical Disk (MO, MOD) dar, die magnetisch beschrieben und optisch ausgelesen wird. Mit diesem Medium werden die magnetische Speicherung, wie bei Festplatten, und optische Verfahren, wie bei einer DVD, kombiniert. In neuerer Zeit können auch Medien mit Flash-Speicherung, wie SSDs oder USB-Sticks, zum Einsatz kommen. Aktuell haben nur Magnetbänder und Festplatten eine Bedeutung für die professionelle Datensicherung. Dabei hat jedes der möglichen Medien seine Vor- und Nachteile.

C.    Datensicherungsstrategien
a)    Tägliche Sicherung von Montag bis Freitag auf einem Mediensatz bestehend aus fünf Medien, Verwendung von mehreren Mediensätzen (zum Beispiel drei Mediensätze). Zusätzlich eine Sicherung für jeden Monat und eine Jahressicherung. Dieses Rotationsprinzip kann auch nach Bedarf abgewandelt werden.
b)    Tägliche Sicherung von Montag bis Donnerstag (vier Medien), Sicherung am Ende der Woche (drei Medien) und eine Sicherung am Monatsende (12 Medien). Diese Form wird auch als Generationenprinzip bezeichnet.

Die regelmäßige Datensicherung ist für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (GoB, GoBD, DSGVO) unverzichtbar. Zusätzlich kann die Datensicherung bei einem Virenbefall oder der Verschlüsselung der betrieblichen Daten durch Erpressungs-Trojaner den Datenverlust begrenzen und das entsprechende Risiko zu minimieren. Durch eine ordnungsmäßige Datensicherung wird die kontinuierliche Betriebsbereitschaft kontinuierlich gewährleistet. Die Prüfungsorganisationen des GdW Bundesverbands deutscher Wohnungs- und Immobilienunternehmen e.V. unterstützen Sie gern bei der Konzeption oder der Prüfung eines Datensicherungskonzeptes.